documentus GmbH Göttingen
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Nicht länger als nötig
- Welche Unterlagen können 2024 vernichtet werden?
- Welche Unterschiede gibt es bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen und bei Handels- und Geschäftsbriefen?
Neben steuerlichen Aspekten ist es vor allem die Rechtsvorschrift des HGB, welches zur Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet.
Eine Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen und was datenschutzkonform vernichtet werden kann, haben wir für Sie von A – Z zusammengestellt.
Ein grüner Meilenstein:
documentus Göttingen setzt auf Solarenergie
Wir haben einen bedeutenden und wichtigen Schritt in unserem Engagement für Nachhaltigkeit gemacht. documentus Göttingen hat über 100.000 € in eine hochmoderne Photovoltaik-Anlage investiert. Dies steht für uns im Einklang mit unserer Partnerschaft mit dem World Wide Fund for Nature (WWF) und unserem Einsatz für den Umweltschutz.
Unter der Haube: Technische Einzelheiten unserer Solaranlage
Unsere neue Photovoltaik-Anlage besteht aus 256 PV-Modulen und ist darauf ausgelegt, einen spezifischen Energieertrag von etwa 812 kWh/kWp zu erzeugen. Mit dieser Installation beabsichtigen wir, einen bedeutenden Teil unseres Energiebedarfs nachhaltig zu decken und so unseren ökologischen Fußabdruck insgesamt zu reduzieren*.
Gut für die Umwelt, gut für uns: CO2-Einsparung und Energieeffizienz
Das System soll jährlich rund 79.025 kWh Energie erzeugen, wobei beeindruckende 61,6% selbst verbraucht werden. Dies ermöglicht es uns nicht nur, unsere Abhängigkeit von nicht erneuerbaren Energiequellen zu verringern, sondern senkt auch deutlich unsere Betriebskosten, was letztendlich zu einer effizienteren und umweltfreundlicheren Betriebsführung führt.
Darüber hinaus erwarten wir, dass unsere Photovoltaik-Anlage im Laufe von 20 Jahren dazu beitragen wird, die CO2-Emissionen um etwa 531 Tonnen zu reduzieren. Diese erhebliche Verringerung entspricht der Menge an CO2, die etwa 25.500 ausgewachsene Bäume in einem Jahr absorbieren würden.
Im Einklang mit der Natur: Unser Engagement für Nachhaltigkeit
Bei documentus Göttingen sind wir davon überzeugt, dass wir unsere Verantwortung zum Schutz der Umwelt wahrnehmen müssen. Unsere neue Photovoltaik-Anlage ist nur eine von vielen Maßnahmen, die wir ergreifen, um unseren Beitrag zur Erhaltung unseres Planeten zu leisten. Wir suchen nach innovativen Lösungen, um unseren Service zu verbessern und gleichzeitig umweltbewusst zu handeln.
*Bitte beachten Sie: Die angegebenen Ertragswerte sind Schätzungen und werden mathematisch berechnet.
Wir feiern unser 30-jähriges Firmenjubiläum!
Am 29. September blicken wir voller Stolz auf drei Jahrzehnte voller Innovation, Wachstum und Engagement zurück. Seit unserer Gründung als Tochterunternehmen der Resebeck GmbH im Jahr 1993 hat sich viel verändert, aber unser Engagement für Qualität und Vertrauen ist konstant geblieben.
Unsere Geschichte begann mit der datenschutzgerechten Entsorgung von Akten- und Datenträgern. Schon bald wurde klar, dass wir mehr anbieten wollten. Wir erweiterten unser Geschäftsmodell um die Aktenlagerung und richteten erste Archivbereiche ein. Unsere Innovationskraft zeigte sich auch in der Einführung der fortschrittlichen Archivsoftware RWAS.
Im Laufe der Jahre haben wir stetig in unseren Fuhrpark und unsere Technologie investiert, um unseren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Ein Höhepunkt war sicherlich die Inbetriebnahme eines neuen Festplattenschredders, der neue Maßstäbe in der sicheren Datenvernichtung setzte.
2011 war ein weiterer Meilenstein in unserer Geschichte: wir bezogen unseren neuen Firmensitz in Göttingen. Mit dem Umzug konnten wir unsere Kapazitäten erweitern und gleichzeitig sicherheitsrelevante Aspekte noch stärker berücksichtigen.
Doch wir ruhten uns nicht auf unseren Lorbeeren aus. Immer auf der Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung, erweiterten wir unseren Fuhrpark und nahmen einen Spezialschredder für Kunststoffdatenträger in Betrieb. Zudem erhielten wir das Datenschutzgütesiegel des unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein.
Im Jahr 2017 erweiterten wir unser Betriebsgelände und nahmen ein neues Sicherheitsarchiv in Betrieb. Mit rund 600 Quadratmetern Fläche und gut 950 Stellplätzen für einzulagernde Paletten voller Archivalien setzten wir neue Standards in der sicheren Archivierung.
Ein weiterer großer Schritt nach vorne war 2018 die neue Partnerschaft. Aus Reisswolf Göttingen wurde die documentus GmbH Göttingen. Damit signalisierten wir unsere verstärkte Ausrichtung auf digitale Kompetenz.
Heute, 30 Jahre nach unserer Gründung, sind wir mehr als nur ein Entsorgungsfachbetrieb. Wir bieten unseren Kunden ein Rundum-Sorglos-Paket, das von der revisionssicheren Digitalisierung von Dokumenten und Schriftstücken bis hin zur Entsorgung von Elektro- und Elektronikschrott reicht. Und wir sind stolz darauf, dass wir dieses hohe Niveau an Service und Qualität seit nunmehr drei Jahrzehnten aufrechterhalten können.
Wir möchten uns bei all unseren Kunden und Partnern bedanken, die uns auf dieser Reise begleitet haben. Ohne Sie wäre dieses Jubiläum nicht möglich gewesen. Wir freuen uns auf viele weitere Jahre der Zusammenarbeit!
Zwei Klicks bis zur Unterschrift
Mit der elektronischen Signaturtechnologie DocuSign beschleunigt documentus Geschäftsprozesse.
Die Bedeutung elektronischer Signaturen nimmt in der Wirtschaft stetig weiter zu. Die kalifornische Firma DocuSign gehört dabei zu den Branchenführern für digitale Transaktionsmanagement-Dienste. Die Software von DocuSign ermöglicht es den Parteien, Verträge und andere Dokumente elektronisch zu signieren, anstatt sie wie sonst entweder im Beisein aller mit Stift und Papier zu unterzeichnen oder per Briefpost hin und her zu schicken.
Zeitvorteile und Datensicherheit
Die Zeitersparnis ist beim Einsatz von DocuSign beträchtlich: Statt mindestes fünf Prozesse benötigen die Mitarbeiter von documentus Göttingen heute nur zwei Klicks, um Dokumente zu signieren oder freizugeben – egal, ob sie im Büro am PC sitzen oder die DocuSign-App mobil nutzen. Kunden profitieren ebenfalls deutlich von dieser Geschäftsprozess-Verschlankung.
Neben diesem Zeitvorteil bietet die papierlose Technologie selbstverständlich auch ein Höchstmaß an Datenschutz und Privatsphäre – Kernwerte von documentus.
Die unterzeichneten Dokumente werden in das EU-basierte DocuSign Global Trust Network hochgeladen und verschlüsselt. T-Systems gewährleistet dabei mit seinem Cloudangebot, dass die mit DocuSign verarbeiteten Daten rechtssicher in Europa bleiben.
Wegweisende Informationslogistik
Mit der unternehmensweiten Einführung der elektronischen Signaturtechnologie DocuSign vollzieht documentus einen weiteren richtungsweisenden Schritt zum ideengebenden und serviceorientierten Digitalisierungspartner.
Earth Hour 2022 – Wir machen mit!
Für einen friedlichen und lebendigen Planeten
Immer am letzten Samstag im März ist Earth Hour. Bei der „Stunde der Erde“ setzen Menschen, Städte und Unternehmen aus der ganzen Welt ein Zeichen für den Klimaschutz und unseren lebendigen Planeten, indem sie um 20.30 Uhr für eine Stunde in den eigenen vier Wänden oder an Denkmälern und offiziellen Gebäuden das Licht ausmachen.
Am 26. März 2022 wollen auch wir als WWF Partner ein Zeichen setzen. Bei uns bleicht das Licht aus – Für den Frieden. Für den Klimaschutz. Für unseren lebendigen Planeten.
Mit Blick auf Krieg, Klimakrise und unsere Abhängigkeit von fossilen Energien ist das Signal, das von der Earth Hour ausgeht, wichtiger denn je. Sie ist die wohl größte friedliche Klimaschutzaktion der Welt. Sie steht dafür, Menschen über Grenzen hinweg zum Schutz unserer Erde zusammen zu bringen. Auch diesen gemeinschaftlichen Gedanken wollen wir mit der diesjährigen Earth Hour hervorheben.
(Quelle: WWF)
DEKRA Zertifikat Fachkraft für Datenschutz
– Datenschutz mit Brief und Siegel
Mit der erneuten Zertifizierung unseres Vertriebsleiters Marcus Thiemann von der DEKRA Certification GmbH zur Fachkraft für Datenschutz, bieten wir weiterhin die Sicherheit, dass die documentus GmbH Göttingen immer die höchste Datenschutzanforderungen erfüllt.
Der am 25.05.2018 erfolgte Übergang zur Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) stellte hohe Anforderungen an das betriebliche Datenschutzmanagement. Neben dem Wissen zur Informationssicherheit, zu personenbezogene Daten oder um betriebswirtschaftliche Vorgänge im Unternehmen, muss der Datenschutzbeauftragte auch über die notwendige Fachkunde im juristischen- wie auch im IT-Bereich verfügen.
Video: Datenleck: Ungelöschte Festplatten auf ebay Kleinanzeigen
Unternehmen und Behörden sortieren Festplatten regelmäßig aus. Recherchen von Plusminuns und BR haben aufgezeigt, dass Daten oft nicht fachgerecht gelöscht werden. So gelangen personenbezogene Daten in falsche Hände und sind, laut Jörg Gottschalk, von der „Taskforce Cybercrime“ bei der Polizei in Göttingen, eine Goldgrube für Kriminelle.
Viele Unternehmen beauftragen für die Entsorgung externe Dienstleiser, jedoch löschen nicht alle Hardware-Entsorger sorgfältig. Die Datenträger müssen nicht nur formatiert, sondern fachgerecht gelöscht oder vernichtet werden.
Lesen Sie den ganzen Artikel HIER oder schauen Sie sich das Plusminus Video an.
Schluss mit den Staubfängern – Akten digitaliseren
Mit der ScanFuchs Digital GmbH bietet die documentus Göttingen GmbH ihren Kunden jetzt eine Rundum-sorglos-
Dienstleistung, um vorhandene Aktenbestände sinnvoll zu digitalisieren.
Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran. Immer mehr Unternehmen wollen ihre Akten online speichern und bearbeiten, denn das ist letztlich nachhaltiger und sinnvoller als meterlange Regalwände, die im Wesentlichen Staub einfangen. Um diesem Trend entgegenzukommen, hat die auf Aktenvernichtung und Archivierung spezialisierte documentus Göttingen ihren seit einigen Jahren bestehenden Digitalisierungsservice jetzt offiziell und mit eigenem Logo als ScanFuchs Digital GmbH firmiert. [weiterlesen]
charakter | Ausgabe frühling 2021
Bei der documentus GmbH Göttingen geht Sicherheit vor – auch im Straßenverkehr!
Die documentus GmbH Göttingen hat seinen gesamten LKW-Fuhrpark mit Abbiegeassistenzsystemen ausgerüstet. Bis Ende des Jahres werden die bewährten Systeme auch in sämtlichen Kleintransportern der documentus GmbH Göttingen eingebaut.
Abbiegeassistenzsysteme machen Fahrzeuge sicherer und schützen die schwächeren Verkehrsteilnehmer. Ein Radarsensor erfasst Radfahrer und andere Fahrzeuge sogar bei Nacht, Schnee oder Nebel und durch das an der A-Säule montierte Display wird der Fahrer über Gefahren neben dem Fahrzeug optisch und akustisch gewarnt. Eben „Rundum sicher“!
Ersthilfe im Betrieb mit AED-Ausstattung
Auch wenn es in Deutschland selbst für Großunternehmen keine gesetzliche Pflicht gibt, Defibrillatoren im betrieblichen Bereich vorzuhalten, findet die documentus Göttingen GmbH es ratsam, einen Defibrillator vor Ort zu haben.
Herzrhythmusstörungen, die zum plötzlichen Herztod führen können, sind meist unvorhersehbar und können auch bei scheinbar gesunden Menschen eintreten. Die Überlebenschancen in solch einem Fall sinken ohne den Einsatz eines Defibrillators rapide und bei sogenannten Kammerflimmern ist ein Defibrillator das einzig wirksame Mittel, um das Leben der betroffenen Person zu retten. Durch automatisierte externe Defibrillatoren (AEDs) sind Defibrillatoren auch für Laien einsetzbar.
Die betrieblichen Ersthelfer der documentus Göttingen GmbH werden durch Schulungen im Umgang mit dem Defibrillator ausgebildet, um auf den Ernstfall vorbereitet zu sein und im Notfall „beherzt“ eingreifen zu können.
Neue Gesichter bereichern ab sofort das documentus Göttingen Team!
Mit dem offiziellen Ausbildungsbeginn am 01.08.2020, starteten zwei neue Auszubildende ihre berufliche Laufbahn bei uns. Damit hat documentus Göttingen erstmalig seit der Unternehmensgründung 1993 vier Auszubildende zur selben Zeit beschäftigt und leistet einen wichtigen Beitrag für die Zukunft der Jugend in Göttingen und der Region.
Herr Kumbirai Mashiri ist bereits seit dem 01.08.2018 Mitglied unseres Teams und erlernt den Beruf des Berufskraftfahrers. Herr Julian Müller hat seine Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation zum 01.08.2019 bei uns begonnen.
Dieses Jahr bekommen wir mit Frau Lisa Svetlov und Herrn Joseph Boga neuen Zuwachs und wir freuen uns sie ebenfalls bei Ihrem Ausbildungsweg zum Kaufmann für Bürokommunikation zu begleiten.
Uns ist es sehr wichtig den jungen Leuten eine vielseitige und interessante Ausbildung zu bieten. Daher bekommen die Azubis Einblicke in jede Abteilung und in einem eigenen Projekt können die jeweiligen Kenntnisse vertieft und praktiziert werden.
Wir heißen unsere neuen Auszubildenden bei uns herzlich willkommen und wünschen ihnen einen guten Start, sowie eine aufregende und lehrreiche Ausbildungszeit!
Neuer Zuwachs im Fuhrpark
In unserem Fuhrpark setzen wir auf modernste Technik und erweitern diesen um einem neuen LKW von der Firma MAN Nutzfahrzeuge mit verschließbarem Rolltor und fest verbautem GPS-Ortungssystem. Aufträge können damit noch zuverlässiger und schneller ausgeführt werden. Doch nicht nur in punkto Wirtschaftlichkeit ist das neue Fahrzeug ein echter Zugewinn; der äußerst geringe Kraftstoffverbrauch ist kennzeichnend für die Zugmaschinen der neuesten Generation und ein optimiertes Tourenmanagement sorgen für eine geringere Umweltbelastung.
Das neue Sicherheitsfahrzeug wird unter anderem in dem neu von uns betreuten Gebiet in Osthessen (Schlüchtern, Neuhof, Fulda, Hünfeld, Lauerbach (Hessen), Alsfeld, Stadtallendorf, Kirchhain, Marburg (Lahn), Gladenbach und Biedenkopf) eingesetzt.
documentus Göttingen erhält die Zertifizierung als Erstbehandlungsanlage gemäß § 21 Elektro- und Elektronikgerätegesetz
Die documentus GmbH Göttingen ist durch die erfolgreiche Erstzertifizierung ab sofort in der Lage, bei seinen Kunden den anfallenden Elektronikschrott (z.B. Rechner, Laptop, Drucker, Tastatur etc.) zur Entsorgung zu übernehmen und im eigenen Betrieb zu behandeln.
Am Demontageplatz im Sicherheitsbereich werden Batterien und Akkumulatoren ausgebaut und der geordneten Entsorgung nach dem Batteriegesetz zugeführt, damit diese keine Gefahr für die Umwelt und Gesundheit darstellen. Außerdem können Kunden die documentus GmbH Göttingen bei Bedarf nun auch damit beauftragen, die gegebenenfalls noch in den Altgeräten verbauten Datenträger, wie z.B. Festplatten auszubauen und der datenschutzgerechten Vernichtung nach DIN 66399 mit Nachweis zuzuführen.
„Entsorgung und Behandlung von Elektroaltgeräten unter Berücksichtigung des Datenschutzes“ Alles aus einer Hand und natürlich zertifiziert – documentus GmbH Göttingen.
documentus GmbH Göttingen beschließt Gebietsausdehnung auf Osthessen
Seit dem 01.12.2019 werden weitere Standorte in Osthessen von documentus Göttingen angefahren. Mit dabei sind: Schlüchtern, Neuhof, Fulda, Hünfeld, Lauerbach (Hessen), Alsfeld, Stadtallendorf, Kirchhain, Marburg (Lahn), Gladenbach und Biedenkopf. Einer der Gründe war, dass wir bestehende Touren besser auslasten wollten, so Vertriebsleiter Marcus Thiemann. Ein anderer der, dass wir eine Ausschreibung gewinnen konnten und durch das stetige Wachstum in dem Gebiet eine langfristige Lösung herbeiführen mussten. Wir sind unserem Netzwerk von documentus-Partner dankbar für das in uns gesetzte Vertrauen.
Bei documentus geht’s vor allem um Sicherheit
Auch digital in sicheren Händen
Wer sensible Unterlagen zu archivieren, zu lagern oder Akten zu vernichten hat, der sucht sich erfahrene Anbieter wie documentus aus Göttingen. Dort setzt man auch im Digitalen voll auf Sicherheit.
Die documentus GmbH Göttingen greift nun auch das Thema Digitalisierung und hier insbesondere die Scandienstleistung weiter auf. „Das war für uns der nächste logische Schritt“, sagt Marcus Thiemann, Prokurist bei documentus. Zu den Kerndienstleistungen des Unternehmens gehören die sichere und absolut zuverlässige Aktenvernichtung sowie die Lagerung und Archivierung von kundeneigenen Unterlagen bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. „Die im letzten Jahr unmittelbar in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung DS-GVO hat Unternehmen und Privatleute zunehmend sensibilisiert“, hat Thiemann beobachtet.
Mit derselben Qualität, die Kunden bei documentus gewohnt sind, soll auch die Digitalisierung angegangen werden: Die Verfügbarkeit von wichtigen Daten zu jeder Zeit und an jedem Ort, die Sicherung der Informationen gegen Elementarschäden, die Einsparung von Kosten für Archivierung und Lagerung sowie die schnelle und bessere Datenrecherche als Wettbewerbsvorteil: „Ich kenne keine Firma, die diesen Wunsch nicht hat“, so Thiemann.
Doch wie soll das gehen und wer kann helfen? „Unsere Lösung sieht vor“, so Thiemann, „dass wir im Dialog mit dem Kunden den aktuellen Status Quo ermitteln. Was möchte der einzelne Kunde genau erreichen? Benötigt er nur Platz oder will er mit digitalen Daten arbeiten? Für welche Unterlagen ist die Digitalisierung sinnvoll, oder ist es vielleicht sogar besser, sich zunächst nur von Altbeständen zu trennen und diese auszulagern oder zu vernichten?“ Wenn nach der Abwägung und Klärung dieser Fragen eine Entscheidung zugunsten der Scandienstleistung/Digitalisierung gefallen ist, übernimmt documentus Göttingen im ersten Schritt eine repräsentative Akte für einen sogenannten Testscan.
„Dieser wird von uns übrigens einmalig kostenlos erstellt“, so Thiemann – denn er diene als Grundlage für das jeweilige Angebotskonzept. Vor der Ausführung werde in einem Projektbericht festgehalten, welches Anforderungsprofil erfüllt werden muss. Ob zum Beispiel in Farbe oder in Schwarz-Weiß gescannt werden soll, oder ob eine OCR-Texterkennung gewünscht wird. Welches Dateiausgabeformat wird gewünscht, sind Register zu berücksichtigen, welche Papierformate liegen vor – und was soll am Ende mit den Originalunterlagen passieren? „Es hört sich komplizierter an, als es am Ende ist, aber Vorbereitung ist eben alles“, weiß Thiemann aus Erfahrung. Das Ergebnis des Testscans werde dem Kunden zur Verfügung gestellt, um die erfolgreiche Einhaltung der Qualitätsmerkmale zu prüfen. Im Idealfall stehe einer Umsetzung dann nichts mehr im Wege
Ist das Scanprojekt abgeschlossen, können die Originalunterlagen je nach Kundenwunsch im Archiv der documentus GmbH Göttingen eingelagert oder auch datenschutzgerecht vernichtet werden.
Sie haben Interesse? Die documentus GmbH lädt Göttinger Unternehmer und Entscheider für den 28. November in der Zeit von 16 bis 18 Uhr zur Besichtigung des Unternehmens in Göttingen ein!
Achtung: Die Teilnehmerzahl ist begrenzt, eine schnelle Anmeldung per E-Mail (Adresse: info@documentus-goettingen.de) wird deshalb dringend empfohlen.
Sicher und sorgfältig: Die documentus-Fachleute um die geschäftsführende Gesellschafterin Michaela Resebeck sowie die Prokuristen Marcus Thiemann (links) und Volker Krell kümmern sich um alles.
Foto: Drees
Fahrsicherheits-Training bei der documentus GmbH Göttingen
Nach Terminabstimmung und Unterstützung durch die Fa. MAN Nutzfahrzeuge aus Göttingen war es am 14. September endlich soweit. Unsere documentus-Fahrer machten sich auf den Weg zum ADAC Fahrsicherheitszentum in Hannover/Laatzen, um die bisherigen Kenntnisse um weitere Erfahrungen zu ergänzen.
In Theorie und Praxis standen verschieden Lehrinhalte auf dem Plan, wie z.B.:
- Einflussmöglichkeiten zur Unfallvermeidung erkennen
- Wirkungsweise der technischen Systeme in Extremsituationen
- Richtiges Verhalten in kritischen Fahrsituationen auf unterschiedlichen Fahrbahnunterlagen
Besonders spannend war natürlich der praktische Teil, bei dem wir mit unseren eigenen Fahrzeugen erleben durften, wie sich ein verlängerter Bremsweg bei simulierter Nässe oder Glätte „live“ anfühlt. Ein Erlebnis, welches man real auf der Straße nie erleben möchte! Da waren sich die Kollegen alle einig und so manch einer wurde nachdenklich.
Am Ende konnten alle Teilnehmer sagen, dass die 8 Stunden Kursdauer wie im Fluge vergingen. Neben einer Teilnahmebestätigung erhielten alle Mitarbeiter zusätzlich umfangreiche Seminarunterlagen.
Hier ein paar kleine Videos für einen ersten Eindruck.
Wartungsarbeiten vom 29. März 2019 am Schredder durch documentus Göttingen und Vecoplan
Die Vecoplan AG ist ein deutsches Unternehmen für Maschinen und Anlagen der Ressourcen- und Recyclingwirtschaft zur Zerkleinerung, Förderung und Aufbereitung von Holz, Biomasse, Kunststoffen, Papier, Wertstoffen sowie von Haus- und Gewerbeabfällen mit Sitz in Bad Marienberg. Seit Jahren besteht eine starke Partnerschaft zwischen der documentus GmbH Göttingen und der Vecoplan AG, damit jederzeit gewährleistet ist, dass die für die Akten- und Datenträgervernichtung eingesetzten Anlagen auch unter großer Belastung keinerlei Leistung verlieren und die Anforderungen hinsichtlich der Partikelgrößen nach DIN 66399 erfüllt werden können.
Aus Reisswolf wird documentus
Längst im digitalen Zeitalter angekommen, geht der Göttinger Aktenvernichter Reisswolf den mutigen Schritt einer Neufirmierung als documentus, natürlich in gewohnter Qualität und mit gewohntem Dienstleistungsspektrum [weiterlesen]
charakter | Ausgabe 11/ 2018